PENERAPAN SISTEM KEAMANAN ARSIP UNTUK MENCEGAH KERUSAKAN DAN KEHILANGAN DOKUMEN PADA PERPUSTAKAAN LLDIKTI WILAYAH X

Pengelolaan arsip di Perpustakaan LLDIKTI Wilayah X memiliki peran krusial dalam menjaga kelancaran administrasi instansi. Namun, dokumen penting berkas kepegawaian dosen, inventarisasi buku, dan terbitan rawan menghadapi risiko kehilangan akibat belum adanya standarisasi system pengamanan yang baku. Penelitian Tugas Akhir ini bertujuan untuk menganalisis, mengevaluasi, serta memberikan solusi pemecahan masalah melalui perancangan dokumen Standar Operating Procedure (SOP) Sistem Keamanan Arsip guna meminimalkan risiko kerusakan dan kehilangan dokumen di unit perpustakaan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi parsitipatif, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil dari penelitian Tugas Akhir ini adalah tersusunnya dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Sistem Keamanan Arsip di Perpustakaan LLDIKTI Wilayah X sebagai solusi penanganan operasional. Dokumen SOP yang dirancang terdiri dari tiga prosedur utama, yaitu: (1) SOP Preventif Pemeliharaan Fisik Arsip untuk mencegah kerusakan dokumen akibat factor lingkungan dan kelalaian penanganan, (2) SOP Peminjaman dan Pengawasan Akses Dokumen untuk mencegah risiko kehilangan berkas, serta (3) SOP Alih Media (Digitalisasi) sebagai prosedur proteksi cadangan (backup) data. Melalui penerapan dokumen SOP ini, Perpustakaan memiliki panduan baku yang sistematis sehingga setiap petugas dapat menjalankan fungsi pengamanan arsip secara konsisten, terarah, dan tidak lagi bergantung pada intruksi lisan.
Kata kunci : Keamanan Arsip, Kerusakan dan Kehilangan Dokumen, Standard Operating Procedure (SOP), Perpustakaan.